Saisie des relevés bancaires en comptabilité : du PDF au journal de banque

Saisir un relevé bancaire : de quoi parle-t-on

En comptabilité, chaque opération du relevé de compte devient une écriture dans le journal de banque : une ligne sur le compte de banque (512 dans le plan comptable général) et une ligne sur le compte de contrepartie (un client, un fournisseur, une charge, un produit). C'est la base de la tenue d'une comptabilité d'entreprise, d'association ou de SCI, et c'est ce qui permet ensuite le rapprochement bancaire.

Taper ces écritures une à une depuis le PDF est la partie la plus longue et la plus sujette aux erreurs : un chiffre inversé, une ligne sautée, un débit pris pour un crédit. Les logiciels de comptabilité savent presque tous importer un relevé au lieu de le saisir, à condition de leur donner un fichier de données (CSV, Excel, OFX), pas un PDF.

Étape 1 : le relevé sous forme de données

Trois cas :

Synchronisation bancaire : Pennylane, QuickBooks, Indy, Tiime et les versions en ligne de Sage ou EBP récupèrent les opérations directement auprès de la banque. Elle ne couvre souvent que les derniers mois, et pas les comptes clôturés ni les reprises de comptabilité.
Export de l'espace client en CSV, Excel ou OFX : la page de votre banque indique où le trouver et quelle profondeur d'historique attendre.
Seulement le relevé PDF : reprise d'un dossier en cours d'année, relevés transmis par un client, historique antérieur à la synchronisation. Il faut le convertir ; les méthodes sont comparées dans le guide convertir un relevé bancaire PDF en Excel. Relevé Excel rend un CSV avec une ligne par opération, les colonnes Débit et Crédit séparées, une colonne Montant signée, et vérifie que ancien solde + crédits − débits = nouveau solde avant que vous n'importiez quoi que ce soit.

Étape 2 : le sens des écritures (le piège classique)

Le relevé est rédigé du point de vue de la banque ; votre comptabilité, du vôtre. Les sens sont donc inversés :

une somme au crédit du relevé (un encaissement) s'inscrit au débit du compte 512 ;
une somme au débit du relevé (un paiement, des frais) s'inscrit au crédit du compte 512.

Lors d'un import, la plupart des logiciels demandent justement de dire quelle colonne du fichier est le débit et laquelle est le crédit, ou si le montant est signé. Avec une colonne Montant où les sorties sont négatives, il suffit en général d'indiquer « montant signé, négatif = sortie » ; le logiciel passe l'écriture dans le bon sens. Faites un essai sur un mois et vérifiez le solde du 512 avant d'importer l'année.

Étape 3 : les comptes de contrepartie

Chaque ligne du relevé a besoin d'une contrepartie. Les plus courantes, dans le plan comptable général :

règlement d'un client : 411 (compte client) ;
paiement d'un fournisseur déjà enregistré par sa facture : 401 (compte fournisseur) ;
frais et commissions bancaires : 627 ;
assurances : 616 ; loyer : 613 ; énergie et eau : 6061 ;
salaires versés : 421 ; cotisations sociales : 431 et suivants ;
virement entre deux comptes de la même entreprise : un compte de virements internes (580), pour ne pas compter l'opération deux fois.

C'est ici que les logiciels font gagner le plus de temps : Sage, EBP, Ciel, Pennylane et les autres proposent des règles d'affectation (ou « libellés automatiques ») qui reconnaissent un mot du libellé (« PRLV SEPA EDF », « COTIS CARTE ») et proposent le compte. Des libellés complets, réunis sur une seule ligne, sont la condition pour que ces règles fonctionnent : un libellé coupé en deux par le copier-coller du PDF ne sera pas reconnu. La liste exacte des comptes reste à valider avec votre plan de comptes ou votre expert-comptable.

Étape 4 : importer dans le logiciel

Le principe est le même partout : choisir le journal de banque, désigner le fichier CSV, faire correspondre les colonnes (date, libellé, débit/crédit ou montant), valider sur un aperçu, puis affecter les contreparties. Le vocabulaire varie (« import de relevé », « import paramétrable », « rapprochement », « transactions bancaires ») ; les pages Sage, EBP, Pennylane et QuickBooks donnent le format attendu et les précautions propres à chacun. Pour Ciel, le chemin est proche de celui d'EBP et de Sage : un import de relevé au format texte ou CSV, avec correspondance des colonnes.

Trois précautions évitent l'essentiel des rejets à l'import :

dates au format JJ/MM/AAAA, avec l'année (les relevés PDF ne l'écrivent souvent pas sur chaque ligne) ;
montants avec la virgule décimale et sans séparateur de milliers ni symbole « € » ;
une ligne par opération, sans les lignes « ancien solde », « total des opérations » ou les en-têtes répétés à chaque page, qui deviendraient de fausses écritures.

Exemple

Exemple fictif : une SARL reprend sa comptabilité en cours d'année ; la synchronisation bancaire du nouveau logiciel ne remonte que trois mois, et il manque six relevés PDF, soit 214 opérations. Saisies à la main, elles demandent plusieurs heures, et autant de risques d'erreur. Converties en CSV, elles s'importent en une fois dans le journal de banque. Les règles d'affectation reconnaissent d'emblée les prélèvements récurrents (loyer, assurance, électricité, téléphonie, cotisations) ; une trentaine de lignes, des règlements clients et des achats ponctuels, sont affectées à la main. Le solde du compte 512 au dernier jour de chaque mois est égal au solde du relevé correspondant : la reprise est faite.

Et ensuite ?

Une fois les écritures passées, le rapprochement bancaire vérifie mois par mois qu'il ne manque rien. Si c'est votre cabinet qui tient la comptabilité, le guide relevé bancaire pour l'expert-comptable explique quoi lui transmettre. Pour des relevés papier ou scannés, voir convertir un relevé scanné. Les tarifs (relevé à l'unité ou pack de 10) sont sur la page tarifs.

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