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Relevé bancaire pour l'expert-comptable : quoi envoyer, sous quel format

Ce que votre comptable attend vraiment

Pour tenir votre comptabilité, le cabinet a besoin de tous les mouvements de tous les comptes professionnels, sans trou dans la période : chaque relevé mensuel ou trimestriel, du premier au dernier jour de l'exercice. Il rapproche ensuite chaque ligne du relevé avec une pièce (facture, note de frais, bulletin de paie) : c'est le rapprochement bancaire. Une ligne sans pièce lui coûte une question, et à vous un e-mail.

Deux choses lui facilitent la vie : le relevé officiel en PDF, qui fait foi et se conserve avec les pièces comptables (dix ans en France), et une version exploitable des opérations, en Excel ou CSV, qu'il peut importer dans son logiciel au lieu de ressaisir.

PDF ou Excel ? Les deux

Beaucoup de cabinets récupèrent les opérations automatiquement par une connexion bancaire (agrégation). Quand elle fonctionne, vous n'avez rien à envoyer. Mais elle a des limites fréquentes :

• elle ne remonte que quelques mois d'historique : pour une reprise de dossier ou un exercice en retard, les relevés PDF restent la seule source ;
• certaines banques ou néobanques ne sont pas connectées, ou la connexion se coupe à chaque renouvellement d'authentification ;
• un compte personnel utilisé pour quelques dépenses professionnelles n'est jamais connecté au cabinet, et il ne doit pas l'être ;
• le cabinet demande de toute façon le PDF officiel pour justifier les soldes de clôture.

La règle simple : le PDF comme pièce, l'Excel ou le CSV comme données. Si vous n'avez que le PDF, la conversion en Excel prend moins d'une minute par relevé.

Préparer un fichier que le cabinet importe sans retouche

• Une ligne par opération, avec au minimum : date, libellé complet, débit, crédit (ou un montant signé) et, si possible, le solde après opération.
• Un fichier par compte et par période (un mois, un trimestre ou l'exercice entier), nommé clairement : 2025-03_Qonto_compte-courant.xlsx plutôt que releve(3).xlsx.
• Les soldes de début et de fin indiqués dans le fichier ou dans l'e-mail : c'est ce que le comptable contrôle en premier.
• Les libellés intacts. Ne reformulez pas « PRLV SEPA URSSAF 123456 » en « Urssaf » : la référence sert au lettrage. Si vous voulez aider, ajoutez une colonne « Commentaire » ou « N° de facture », sans toucher aux colonnes d'origine.
• Des montants en nombres, pas en texte : « 1 234,56 » collé depuis un PDF n'est pas additionnable. Un fichier converti correctement s'additionne dès l'ouverture.
• Pas de lignes parasites : en-têtes répétés à chaque page, totaux intermédiaires, reports de solde. Elles faussent les imports.

Exemple : un trimestre de relevés en un seul envoi

Exemple fictif : une auto-entrepreneuse envoie à son cabinet les relevés de janvier à mars de son compte professionnel. Elle dépose les trois PDF un par un sur Relevé Excel, vérifie dans l'aperçu que le contrôle de solde est juste pour chacun (ancien solde + crédits − débits = nouveau solde), puis télécharge les trois fichiers Excel et les trois CSV. Elle transmet au cabinet : les trois PDF d'origine, les trois fichiers Excel, et une ligne dans l'e-mail : « compte courant, du 01/01 au 31/03, solde de clôture 4 812,30 € ». Le cabinet importe les CSV dans son logiciel, rapproche les lignes avec les factures déposées, et n'a rien à ressaisir.

Pour douze mois ou plus, le pack de 10 relevés revient moins cher que le prix unitaire, et le code du pack reste utilisable d'une fois sur l'autre.

Cas particuliers

• Compte personnel avec des dépenses professionnelles : convertissez le relevé, puis ne gardez dans le fichier envoyé que les lignes qui concernent l'activité. Le cabinet n'a pas à voir vos courses. Conservez le PDF complet de votre côté.
• Reprise d'un dossier ou changement de cabinet : le nouveau cabinet demande souvent l'exercice complet. Téléchargez les relevés depuis votre espace client (voir la page de votre banque : l'historique des relevés PDF va généralement plus loin que l'export d'opérations).
• Plusieurs comptes (courant, épargne, compte de la SCI, compte de l'association) : un fichier par compte, jamais un fichier fusionné, sauf demande explicite du cabinet.
• Relevés étrangers ou en devise (Wise, Revolut, PayPal) : précisez la devise de chaque fichier ; le cabinet applique le taux de change à la date de l'opération.

Quel format pour le logiciel du cabinet ?

Un CSV avec une ligne par opération s'importe dans la quasi-totalité des logiciels de production comptable et de pré-comptabilité. Les pages dédiées décrivent les colonnes attendues et la marche à suivre pour Pennylane, Sage, QuickBooks, EBP, Tiime et Indy. En cas de doute, envoyez les deux formats, Excel et CSV : le fichier Excel sert à relire, le CSV à importer.

Dernier conseil : demandez une fois au cabinet comment il préfère recevoir les relevés (dépôt sur sa plateforme, e-mail, dossier partagé) et à quelle fréquence. Un envoi régulier, mensuel, évite la course de fin d'exercice.

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