Rapprochement bancaire sur Excel à partir du relevé PDF : la méthode

À quoi sert un rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire consiste à comparer deux listes des mêmes mouvements : celle de la banque (le relevé de compte) et la vôtre (le journal de banque de votre comptabilité, ou un simple tableau de suivi). À la fin, chaque opération est pointée des deux côtés, et la différence entre le solde de la banque et le solde de votre comptabilité s'explique entièrement par des opérations connues : un chèque émis mais pas encore encaissé, un virement reçu que vous n'avez pas encore enregistré, des frais bancaires que vous découvrez sur le relevé.

Les logiciels de comptabilité le font en partie automatiquement, à condition d'avoir le relevé sous forme de données. Sur Excel, c'est faisable à la main pour un compte d'entreprise individuelle, d'association ou de petite société, à une condition : disposer des deux listes en tableau, une ligne par opération.

Étape 1 : les deux listes en tableau

Côté comptabilité, vous avez déjà un tableau : l'export du journal de banque de votre logiciel, ou votre feuille Excel de suivi (date, libellé, montant).

Côté banque, c'est le point qui bloque le plus souvent. L'export de l'espace client (CSV, Excel, OFX) est la meilleure source quand il couvre la période ; voyez la page de votre banque pour savoir où il se trouve. Quand il n'existe pas, quand l'historique en ligne est trop court ou quand vous ne disposez que du relevé PDF (compte clôturé, relevé reçu d'un tiers), il faut convertir le relevé en tableau. Les trois méthodes sont comparées dans le guide convertir un relevé bancaire PDF en Excel ; la plus rapide est un convertisseur spécialisé comme Relevé Excel, qui rend un fichier avec une ligne par opération, les montants en nombres et le contrôle de solde déjà fait.

Dans les deux tableaux, gardez au minimum quatre colonnes : Date, Libellé, Montant (signé : négatif pour une sortie, positif pour une entrée) et une colonne vide Pointé. Si votre relevé sépare débit et crédit, ajoutez une colonne Montant = Crédit − Débit.

Étape 2 : pointer les opérations

Le pointage consiste à retrouver chaque ligne de la banque dans votre journal, et inversement. La clé la plus fiable est le montant, éventuellement combiné à une date proche : les libellés diffèrent presque toujours d'une liste à l'autre (« PRLV SEPA EDF » d'un côté, « Électricité octobre » de l'autre).

Dans la feuille Banque, colonne Pointé, cherchez le montant dans la feuille Journal : =SI(NB.SI(Journal!C:C;C2)>0;"x";""). La formule met un x quand un montant identique existe dans le journal.
Faites la même chose dans l'autre sens, dans la feuille Journal, en cherchant dans Banque.
Filtrez les lignes non pointées de chaque côté : ce sont elles qui expliquent l'écart.
Traitez à la main les cas ambigus : deux opérations du même montant (deux loyers identiques), un montant qui n'apparaît qu'une fois mais correspond à deux lignes additionnées (un virement groupé). Un tri par date suffit en général à les départager.

Pour un mois d'activité courante (quelques dizaines d'opérations), cette étape prend quelques minutes dès que les tableaux sont propres. Elle en prend bien davantage quand le relevé a été copié-collé depuis le PDF et que les montants sont restés du texte : vérifiez d'abord qu'une somme en bas de la colonne Montant donne un nombre, pas zéro.

Étape 3 : l'état de rapprochement

L'état de rapprochement est le tableau qui prouve que l'écart est expliqué. Il part des deux soldes de fin de période et liste les opérations non pointées :

Solde du relevé bancaire à la date de fin de période ;
moins les chèques et virements que vous avez émis mais que la banque n'a pas encore passés (dans votre journal, pas sur le relevé) ;
plus les encaissements que vous avez enregistrés mais que la banque n'a pas encore crédités (remises de chèques en cours) ;
= solde bancaire corrigé ;
Solde de votre journal à la même date ;
plus les crédits présents sur le relevé que vous n'aviez pas enregistrés (virement d'un client, intérêts) ;
moins les débits présents sur le relevé que vous n'aviez pas enregistrés (frais, commissions, prélèvement oublié) ;
= solde comptable corrigé.

Les deux soldes corrigés doivent être égaux au centime. S'ils le sont, le rapprochement est terminé : il reste à enregistrer dans votre comptabilité les opérations découvertes sur le relevé. S'ils ne le sont pas, l'écart lui-même vous guide : un écart égal à une opération du relevé signe une ligne oubliée ou en double ; un écart rond (9,00, 90,00, 0,90) signe souvent un chiffre inversé ou mal lu.

Exemple chiffré

Exemple fictif, sur un mois. Le relevé de la banque se termine à 2 430,10 € ; votre journal à 2 118,60 €. Écart : 311,50 €.

Après pointage, trois lignes restent non pointées :

dans le journal seulement : chèque n° 112 émis le 28, −350,00 € (pas encore encaissé par le bénéficiaire) ;
sur le relevé seulement : frais de tenue de compte, −8,50 € ;
sur le relevé seulement : virement reçu d'un client le 30, +30,00 €.

Solde bancaire corrigé : 2 430,10 − 350,00 = 2 080,10 €. Solde comptable corrigé : 2 118,60 − 8,50 + 30,00 = 2 140,10 €. Les deux ne concordent pas : il manque 60,00 €, un écart rond. En relisant le relevé, un prélèvement de 60,00 € a été saisi deux fois dans le journal. Une fois le doublon supprimé, le solde comptable corrigé tombe à 2 080,10 € : rapprochement bouclé, et deux écritures à passer (les frais et le virement reçu).

Gagner du temps d'un mois sur l'autre

Un fichier par compte et par mois, avec la même structure de colonnes : les formules de pointage se copient telles quelles.
Des montants en nombres, des dates en dates. Si le relevé vient d'un PDF, c'est ce que vous devez vérifier en premier ; un convertisseur dédié vous l'épargne.
Le contrôle du relevé lui-même avant de pointer : ancien solde + crédits − débits = nouveau solde. Relevé Excel l'affiche dans l'aperçu gratuit ; si le contrôle ne tombe pas juste, inutile de commencer le rapprochement sur un tableau incomplet.
Les opérations récurrentes (loyer, abonnements, salaires) se pointent presque seules ; ce sont les opérations ponctuelles qui demandent de l'attention.

Et ensuite ?

Si vous faites ce rapprochement chaque mois pour un cabinet, le guide relevé bancaire pour l'expert-comptable explique quels fichiers transmettre. Les logiciels Sage, EBP, Pennylane et QuickBooks proposent un rapprochement automatique à partir du même fichier CSV ; les instructions d'import sont sur chaque page. Pour un relevé sur papier, voir convertir un relevé scanné.

Pages utiles

Relevé Crédit Agricole Relevé BNP Paribas Relevé Société Générale Relevé Crédit Mutuel Relevé LCL Relevé Qonto Microsoft Excel Pennylane QuickBooks Sage EBP